Tìm hiểu về memo, một công cụ giao tiếp thiết yếu trong công việc và cách viết memo đúng chuẩn.
“Memo” hay “viết memo” có thể là một khái niệm khá xa lạ đối với nhiều người Việt Nam. Đây thực chất là một cách để truyền đạt thông tin khái quát trong những tổ chức và công ty nước ngoài. Vậy memo là gì? Cách viết memo như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Memo là gì? Viết memo để làm gì?
1. What is a memo? Memo là gì?
“Memo” là cụm từ viết tắt của “memorandum” được dịch sang tiếng Việt là “bản ghi nhớ”. Đây là một cách để thông tin cho một nhóm người về một vấn đề cụ thể, phương hướng, hay một sự kiện nào đó. Một bản “memo” cần ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu, thường sẽ cung cấp thông tin về những kế hoạch cụ thể và hướng dẫn thực hiện cho người nhận.
Trong thực tế, bạn có thể thấy những “memo” (bản ghi nhớ) ở trong những lá thư, fax hoặc một bản tài liệu được đính kèm trong thư điện tử (email).
2. Mục đích sử dụng memo
Memo là gì bạn đã biết ở trên. “Memo” được dùng để thông báo nội bộ trong doanh nghiệp hay tổ chức để nói về yêu cầu, kế hoạch nào đó. Những “memo” có vai trò quan trọng trong việc truyền thông tin cần thiết cho toàn bộ tổ chức, hoặc cũng có thể hiệu quả trong một hội nhóm, một phòng ban.
Mục đích chủ yếu của “memo” là thông tin, gây sự chú ý đến một vấn đề hoặc trả lời câu hỏi. Vì vậy, một số trường hợp nên viết “memo” là: thông báo thay đổi nội bộ, tin tức mới, những sự kiện mới, hướng dẫn an toàn, yêu cầu, thông báo văn đề gì… Ví dụ: Thông báo nhân viên mới và thông chức.
>>> Tìm hiểu thêm: Cách viết số thứ tự trong tiếng Anh và phân biệt với số đếm
Hướng dẫn cách viết memo (memo format) là gì?
Cấu trúc của một bản “memo” hoàn chỉnh cần có các phần: tiêu đề, câu mở đầu, nội dung chi tiết, nhiệm vụ, hay thảo luận và cầu kết.
Bước 1: Viết tiêu đề cho memo
Trong tiêu đề, bạn cần nêu bật được người nhận, người gửi, ngày viết và lĩnh vực chính của “memo”.
Hướng dẫn:
| To: Họ tên người nhận kèm theo chức vụ, phòng ban From: Họ tên người gửi và chức vụ Date: Ngày gửi (thường là ngày hôm nay) Subject: Lĩnh vực chính của bạn memo |
Bước 2: Viết câu mở đầu, phần giới thiệu cho memo
Đoạn mở đầu cần từ khoảng 1 đến 3 câu. Trong phần mở đầu, bạn cần trình bày tổng quan chung, tóm tắt về vấn đề, giải pháp và bám sát với mục đích chính của bản “memo”. Đoạn mở đầu cần ngắn gọn nhưng vẫn phải đầy đủ thông tin.
Bước 3: Viết nội dung của memo là gì?
Trong phần này, nội dung có thể dài từ 3-10 câu. Bạn cần giải thích cụ thể về vấn đề bạn đang viết bao gồm lý do, những thông tin quan trọng…
Một số nội dung có thể viết trong phần này như:
• Những thông tin ngoài lệ về bản memo
• Những chứng cứ, bằng chứng đi kèm
• Những mốc thời gian được ghi rõ
• Một lời khẳng định về vấn đề
• Cách mà bạn nhận thấy vấn đề
>>> Tìm hiểu thêm: Trật tự từ trong câu tiếng Anh: Hướng dẫn sắp xếp để hiểu nhất
Bước 4: Trình bày những hoạt động và mốc thời gian hoạt động cụ thể của memo
Bước này sẽ diễn đạt về từng bước thực hiện công việc cho người nhận và những gì người nhận cần làm sau khi đã đọc bản memo hoặc cách giải quyết vấn đề mà bạn đã đề cập.
Những nội dung có thể thêm vào trong phần này: những thay đổi đã diễn ra và những điều dự kiến sẽ thay đổi, thời hạn cần phải giao nộp công việc…
Ở phần này, bạn có nhiều cách trình bày như viết thông thường, gạch đầu dòng công việc, v.v… giúp cho bản memo được ngắn gọn, dễ dàng tiếp cận người đọc.
Bước 5: Trình bày vấn đề bàn luận trong memo
Bước này bạn sẽ cần liệt kê những lý lẽ cho ý tưởng, yêu cầu của bạn, bắt đầu bằng lý lẽ quan trọng nhất. Bạn cần thêm vào những ví dụ thực tế cho ý tưởng bàn luận hoặc những nghiên cứu, số liệu cần thiết cho ý tưởng bàn memo, sắp xếp các lý lẽ tư quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất.
Bước 6: Viết câu kết cho memo là gì?
Phần này gồm những thông tin bạn cần nhấn mạnh, những thông tin liên lạc nếu người nhận có câu hỏi, những thông tin có thể thêm vào phần kết như là tình cấp bách của vấn đề, những nguồn lực cần để thực hiện.
Thường trong phần kết thúc của bản memo sẽ không có lời chào tạm biệt, nhưng nếu bạn muốn có thể thêm vào một cách ngắn gọn.
>>> Tìm hiểu thêm: Argumentative essay: Cách viết & bài mẫu tham khảo
Ví dụ: Upcoming school events
To: All students and Parents
From: Le Minh Trang, event coordinator and principal
Date: July 20th, 2024
Subject: Upcoming school events for the Semester
We are excited to announce a series of upcoming events this semester that will bring our school community together and celebrate our students’ talents and achievement.
After receiving feedback from students, parents and teachers, we recognized the need for more engaging and inclusive school events. We have decided to organize a series of events throughout the semester to address the identified gap and provide meaningful experiences for all involved.
Upcoming events
• Sport Day: July 29, 2024 – a day filled with fun and competitive sports
• Parents- Teacher Conferences: July 30, 2024 – an opportunity to discuss your child’s progress with their teachers.
• Annual School Play: July 31, 2024 – a theatrical performance by our drama club.
We are excited about these opportunities and encourage all students and parents to participate. If you have any questions or need further information, please contact the school office.
Thank you for your continued support.
Best regards,
Le Minh Trang
Event coordinator and principal
ABC high school
Website: abchighschool.com
>>> Tìm hiểu thêm: Cách viết địa chỉ bằng tiếng Anh “nhanh không cần nghền”
Những lưu ý khi viết memo là gì?
Kiểm tra lại bản memo trước khi gửi để đảm bảo bản memo của bạn đã đủ khả năng và ngắn gọn. Một trong những nguyên tắc khi viết memo là càng ngắn gọn càng tốt. Hãy kiểm tra lại memo của bạn bằng cách loại bỏ những phần không cần thiết, làm nổi bật những phần chính, kiểm tra lại lỗi chính tả, ngữ pháp, chấm câu và những dẫn chứng, nguồn thông tin trong bài memo. Bạn có thể tham khảo nhận xét của một số đồng nghiệp trước khi gửi.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần xem xét đối tượng người đọc trước khi viết memo. Điều này là cần thiết để tránh những lỗi viết tắt và làm cho bài viết của bạn trang trọng, có thể tiếp cận được nhiều người.
Ngoài ra, bạn cũng nên thêm vào bài memo một số bản ghi âm thanh hoặc tập hình ảnh, video để tóm tắt, nhận mạnh, làm bản memo dễ tiếp cận và thực hiện hơn.
>>> Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn cách viết thư tiếng Anh đúng chuẩn như người bản xứ
Mou là viết tắt của từ gì? Phân biệt memo và mou
Mou là một từ viết tắt của cụm “Memorandum of Understanding”, một dạng bản ghi nhớ ghi nhận sự đồng thuận của nhiều bên. Đây là tài liệu quan trọng trong giao tiếp chuyên nghiệp giúp kết nối và làm rõ ý định của các bên liên quan.
Mou là một dạng đặc trưng của memo. Khác với memo được dùng trong nhiều hoàn cảnh, mục đích và môi trường khác nhau, mou được sử dụng đặc thù trong kinh doanh, là bước triển khai đầu cho những giao dịch với những tổ chức khác. Mou dùng để trình bày những hoạt động chung và kỷ vòng, tránh nhiệm của tổ chức với nhau, từ đó tổng hợp sự hiểu biết lẫn nhau và tiến tới những hợp đồng quan trọng hơn.
Cấu trúc của một bản mou (mou format) sẽ gồm những phần: mục đích của việc hợp tác, mục tiêu và trách nhiệm của từng tổ chức, thời gian, điều khoản bảo mật, quy tắc giải quyết tranh chấp. Cấu trúc này sẽ có một vài điểm khác biệt so với cấu trúc memo (memo format).
Bạn có thể viết mou để dạng bằng cách dựa theo các mẫu có sẵn và tùy chỉnh theo yêu cầu của mình. Một số lưu ý khi viết memo là bạn cần trình bày cụ thể những tổ chức và lợi ích, điều kiện và thêm vào các phần thảo luận giá trị và giới hạn của dự án. Bản mou cần được kiểm tra duyệt lại nhiều lần và cần chú ý ký đồng thuận của cả hai bên.
>>> Tìm hiểu thêm: 15 lợi ích của việc học tiếng Anh bạn cần biết
Lời kết memo là gì
Bài viết trên đã làm rõ những thông tin bạn cần biết về “memo là gì?” cũng như hướng dẫn bạn cách viết memo và mou. Đây là những kiến thức hữu ích có thể giúp bạn trong công việc hiện tại.
Quận/Huyện
